E-Rechnung an öffentliche Auftraggeber in Österreich: Pflicht, Formate und Umsetzung 2026
Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Österreich müssen in vielen Fällen als strukturierte E-Rechnung übermittelt werden. Dieser Leitfaden zeigt, wer betroffen ist, welche Formate gelten und wie Unternehmen den Versand rechtssicher umsetzen.
Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Österreich müssen grundsätzlich als E-Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format übermittelt werden. Die Pflicht beruht auf europäischem Recht und gilt für Lieferanten und Dienstleister, die an Bund, Länder, Gemeinden oder öffentlich-rechtliche Einrichtungen liefern. Eine PDF-Rechnung per E-Mail reicht in vielen Fällen nicht mehr aus.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Datenformat, das maschinell ausgelesen und automatisch verarbeitet werden kann. Die europäische Norm EN 16931 definiert das semantische Datenmodell. Eine reine PDF-Datei gilt nicht als E-Rechnung, auch wenn sie elektronisch versendet wird.
In der Praxis sind vor allem zwei Syntaxen verbreitet:
- XRechnung: ein XML-basiertes Format, das aus Deutschland stammt und die Vorgaben der EN 16931 abbildet.
- ZUGFeRD: ein hybrides Format, bei dem eine lesbare PDF-Ansicht eine eingebettete XML-Datei enthält.
Entscheidend ist, dass das gewählte Format der EN 16931 entspricht und den Vorgaben des jeweiligen Auftraggebers genügt.
Rechtlicher Rahmen in Österreich
Grundlage ist die Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen. Sie verpflichtet öffentliche Auftraggeber, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. In Österreich wurde sie im Rahmen des Vergaberechts umgesetzt. Den genauen Wortlaut der einschlägigen Bestimmungen finden Sie im Rechtsinformationssystem des Bundes (RIS).
Die Empfangspflicht trifft die Auftraggeber. Lieferanten müssen Rechnungen in einem zulässigen Format und über den vorgesehenen Kanal übermitteln. Ob und in welcher Form eine Rechnung elektronisch zu stellen ist, hängt vom Auftraggeber, dem Vergabeverfahren und den Vertragsbedingungen ab.
Wer ist betroffen?
- Bundesdienststellen und Ministerien
- Länder, Städte und Gemeinden
- Öffentlich-rechtliche Einrichtungen und Körperschaften
Auch kleine Unternehmen sind betroffen, wenn sie öffentliche Stellen beliefern oder Leistungen für sie erbringen.
Zulässige Übertragungswege
Der Versand erfolgt je nach Auftraggeber über unterschiedliche Kanäle. Viele Stellen nutzen das Peppol-Netzwerk oder zentrale Rechnungseingangsplattformen. Informationen zu Verwaltungsleistungen bietet das Unternehmensserviceportal (USP).
- Peppol-Netzwerk: standardisierter und sicherer Datenaustausch zwischen Softwaresystemen
- Zentrale Eingangsportale: Upload strukturierter Dateien über eine Weboberfläche
- Direkte Schnittstellen: Übergabe über definierte Schnittstellen, sofern der Auftraggeber dies vorsieht
Prüfen Sie vor jedem Auftrag die Vorgaben in der Ausschreibung oder im Vertrag.
So stellen Unternehmen E-Rechnungen rechtssicher aus
Eine strukturierte Umsetzung vermeidet Rückweisungen und Zahlungsverzögerungen. Folgende Schritte haben sich bewährt:
- Vorgaben prüfen: Format, Übertragungsweg, Leitweg-ID und Bestellnummer des Auftraggebers ermitteln.
- Software umstellen: Rechnungsprogramm auf die Ausgabe von XRechnung oder ZUGFeRD konfigurieren.
- Pflichtangaben berücksichtigen: Neben den Angaben nach § 11 UStG sind die Vorgaben des Auftraggebers einzuhalten.
- Validieren: Die Datei vor dem Versand auf Konformität mit EN 16931 prüfen.
- Versenden und archivieren: Über den vorgesehenen Kanal senden und die strukturierte Datei aufbewahren. Die Aufbewahrungspflicht beträgt sieben Jahre gemäß § 132 BAO.
Häufige Fehler vermeiden
- Versand einer PDF-Rechnung ohne strukturierte Datendatei
- Fehlende Leitweg-ID oder Bestellreferenz
- Nichtbeachtung des vorgegebenen Übertragungswegs
- Keine Archivierung der strukturierten Rechnungsdatei
Häufige Fragen zur E-Rechnung an öffentliche Auftraggeber
Gilt die E-Rechnungspflicht für alle Rechnungen an Behörden?
Die Pflicht betrifft Lieferungen und Leistungen an öffentliche Auftraggeber im Rahmen öffentlicher Aufträge. Ob ein konkreter Auftrag darunter fällt, ergibt sich aus Vergabeverfahren und Vertrag.
Ist ZUGFeRD eine gültige E-Rechnung?
Ja, sofern die eingebettete XML-Datei der EN 16931 entspricht. Die reine PDF-Ansicht allein genügt jedoch nicht.
Welche Folgen hat eine nicht konforme Rechnung?
Der Auftraggeber kann eine nicht verarbeitbare Rechnung zurückweisen. Dadurch verzögern sich Zahlungen. Konkrete Konsequenzen sollten im Vertrag geregelt sein.
Brauchen kleine Unternehmen eine Spezialsoftware?
Nicht zwingend. Viele moderne Rechnungsprogramme können XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen. Wichtig ist, dass die Software die Pflichtangaben vollständig abbildet und den Versand über den vorgegebenen Kanal unterstützt.
Fazit: Jetzt Rechnungsprozess prüfen
Die E-Rechnung an öffentliche Auftraggeber in Österreich ist 2026 für viele Unternehmen verbindlich. Wer frühzeitig Formate, Übertragungswege und Archivierung klärt, vermeidet Zahlungsverzögerungen. Prüfen Sie jetzt Ihre Rechnungsprozesse und stellen Sie sicher, dass Ihre Software strukturierte E-Rechnungen erstellt. Gerne unterstützen wir Sie bei der Auswahl einer passenden Lösung. Fordern Sie noch heute eine Demo an.