Zeiterfassung und Rechnungen ohne Excel
Excel ist flexibel und in jedem Betrieb vorhanden. Mit mehreren Mitarbeitern werden Stundenzettel und Listen aber mühsam: Stunden werden doppelt erfasst, beim Abrechnen übersehen und Arbeitszeitsalden händisch nachgerechnet. Hier sehen Sie, was sich mit einem System ändert – und wann Excel reicht.
Auf dieser Seite
- Excel und Flowo nebeneinander
- Wann Excel reicht – und wann nicht mehr
- Umstieg per CSV mit Testlauf
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Excel und Stundenzettel im Vergleich
Der Weg einer Arbeitsstunde von der Erfassung bis zur Rechnung und zur Kanzlei.
| Excel und Stundenzettel | Flowo | |
|---|---|---|
| Erfassung | Papierzettel oder Liste je Mitarbeiter, im Büro gesammelt und abgetippt | Direkt am Handy oder Desktop, mit Stoppuhr oder Eingabe, auf Projekt und Tätigkeit |
| Stundensatz | per Formel oder händisch je Zeile | automatisch aus Tätigkeit, Projekt, Mitarbeiter oder Firmenstandard |
| Abrechnung | Stunden summieren und in die Rechnungsvorlage übertragen | Offene Stunden je Kunde in der Abrechnungsvorschau, Rechnung mit einem Klick |
| Vergessene oder doppelte Stunden | händisch abhaken, welche Zeilen schon verrechnet sind | Offene Stunden bleiben sichtbar, verrechnete Stunden werden gesperrt |
| Stundennachweis | eigene Tabelle je Kunde zusammenstellen | PDF-Anhang zur Rechnung, Einstellung je Kunde gemerkt |
| Arbeitszeit nach AZG | eigene Formeln für Pausen, Soll, Saldo und Feiertage | Pausenregel, Arbeitszeitmodelle mit Soll, Überstundensaldo mit Übertrag, Feiertage AT, Nachweis als PDF |
| Mehrere Personen | Dateiversionen per E-Mail oder auf dem Laufwerk | Alle arbeiten gleichzeitig im selben Datenstand, mit Rollen und Rechten |
| Buchhaltung | Rechnungslisten für die Kanzlei händisch aufbereiten | BMD-Buchungszeilen mit Steuercodes und Personenkonten |
Typische Stolpersteine mit Listen
Keine Frage der Sorgfalt: Diese Punkte entstehen fast zwangsläufig, sobald mehrere Personen Stunden erfassen.
Doppelte Erfassung
Der Mitarbeiter schreibt Stunden auf, das Büro tippt sie ab – jeder Schritt kostet Zeit und kann Fehler bringen.
Vergessene Stunden
Zettel kommen spät oder gar nicht ins Büro. Was nicht in der Liste steht, wird nicht verrechnet.
Formeln und Versionen
Eine verschobene Zeile oder eine alte Dateiversion, und Summen stimmen nicht mehr.
Keine Saldenführung
Überstundensaldo, Übertrag ins Folgemonat und Feiertage müssen Sie selbst nachrechnen und dokumentieren.
Wann reicht Excel?
Excel reicht, wenn …
- Sie allein oder zu zweit arbeiten und nur wenige Rechnungen im Monat schreiben.
- Sie überwiegend Pauschalen verrechnen und Stunden kaum eine Rolle spielen.
- Keine Mitarbeiter da sind, deren Arbeitszeit Sie nach AZG aufzeichnen müssen.
Ein System lohnt sich, wenn …
- Mehrere Mitarbeiter Stunden auf Projekte buchen, die Sie nach Aufwand verrechnen.
- Ihre Kunden einen Stundennachweis zur Rechnung erwarten.
- Sie Arbeitszeit, Pausen und Überstundensalden nachvollziehbar führen müssen.
- Ihre Kanzlei Buchungsdaten statt Rechnungsstapeln bekommen soll.
Umstieg von Excel auf Flowo
Ihre bestehenden Listen sind eine gute Grundlage. Kundenstamm und offene Posten übernehmen Sie per CSV.
Als CSV speichern
Kundenliste und offene Posten in Excel über „Speichern unter“ als CSV-Datei sichern.
Testlauf
Jeder Import läuft zuerst als Testlauf: Sie sehen vorab, was angelegt und was beanstandet wird.
Importieren
Nach der Prüfung übernehmen Sie die Daten. Projekte, Tätigkeiten und Stundensätze legen Sie in Flowo an.
Stichtag
Ab dem Stichtag erfassen alle in Flowo. Alte Stundenlisten bewahren Sie als Archiv auf.
Und wenn ich Excel für Auswertungen brauche?
Excel muss nicht verschwinden. Zeiteinträge lassen sich aus Flowo als CSV exportieren und in Excel weiter auswerten. Für die gängigen Fragen – etwa Rentabilität je Projekt und Kunde oder Stundensatz-Analyse – gibt es im Tarif Betrieb Berichte direkt in Flowo.
Im Einrichtungspaket übernehmen wir die Datenübernahme gemeinsam mit Ihnen und richten Projekte, Tätigkeiten und Stundensätze ein.
Fragen und Antworten
Ihre Frage ist nicht dabei? Schreiben Sie an contact@flowo.at oder vereinbaren Sie eine Demo.
Passende Funktionen
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Weniger Listen, mehr verrechnete Stunden
Im Demo-Termin zeigen wir Ihnen Flowo mit Ihren Abläufen – und wie Ihre bestehenden Listen übernommen werden.