Vorlage

Mahnung in Österreich: Vorlage und Mahnstufen

Q: Wie viele Mahnungen muss ich schicken?

Eine bestimmte Anzahl ist gesetzlich nicht vorgegeben. Üblich sind eine Zahlungserinnerung und zwei Mahnungen. Was in Ihrem Fall vor Inkasso oder Gericht sinnvoll ist, klären Sie mit Ihrer Kanzlei. Diese Antwort ist keine Rechtsberatung.

Q: Wie hoch sind die Verzugszinsen zwischen Unternehmern in Österreich?

Nach § 456 UGB beträgt der gesetzliche Zinssatz bei Zahlungsverzug zwischen Unternehmern 9,2 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz; maßgeblich ist der Basiszinssatz am ersten Kalendertag des Halbjahres. Hat der Schuldner die Verzögerung nicht zu vertreten, gelten nur die Zinsen nach § 1000 Abs. 1 ABGB.

Q: Darf ich 40 Euro Mahnpauschale verlangen?

Zwischen Unternehmern sieht § 458 UGB bei Zahlungsverzug einen Pauschalbetrag von 40 Euro als Entschädigung für Betreibungskosten vor. Gegenüber Verbrauchern gilt diese Bestimmung nicht. Diese Antwort ist keine Rechtsberatung.

Q: Kann ich die Vorlage kostenlos verwenden?

Ja. Drucken Sie die Briefvorlage mit Strg+P aus oder speichern Sie sie als PDF und füllen Sie sie aus. Die Liste der Inhalte können Sie auch für Ihre eigene Vorlage übernehmen.

Q: Verschickt Flowo Mahnungen automatisch?

Flowo zeigt Ihnen mahnreife Rechnungen und benachrichtigt Sie. Den Versand der jeweiligen Stufe lösen Sie selbst aus – mit Frist und Mahngebühr aus Ihren Einstellungen, E-Mail-Vorlage je Stufe und der Rechnung als PDF im Anhang. Das Mahnwesen ist ab Tarif Basis enthalten.

Eine Rechnung ist überfällig – wie geht es weiter? Hier finden Sie die üblichen Mahnstufen, die Inhalte einer Mahnung, die gesetzlichen Verzugszinsen zwischen Unternehmern und eine Briefvorlage zum Ausdrucken.

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Auf dieser Seite

Zahlungserinnerung, 1. und 2. Mahnung
Verzugszinsen und Pauschale laut UGB
Briefvorlage als A4 zum Ausdrucken

ab 79 € im Monat inkl. 3 Benutzer · Preise

Diese Seite ist keine Rechtsberatung. Sie gibt einen allgemeinen Überblick, Stand Oktober 2026. Für Ihren konkreten Fall wenden Sie sich bitte an Ihre Kanzlei, eine Rechtsberatung oder Ihre Interessenvertretung.

Die üblichen Mahnstufen

Wie viele Mahnungen Sie schicken, ist nicht gesetzlich vorgegeben. Drei Stufen sind gängige kaufmännische Praxis.

Stufe	Zweck	Ton und Inhalt
Zahlungserinnerung	Freundlicher Hinweis kurz nach Fälligkeit – oft wurde die Rechnung nur übersehen.	Rechnung, Betrag, neue Frist, Bankdaten; Hinweis, dass sich die Zahlung überschnitten haben kann.
1. Mahnung	Bestimmte Aufforderung zur Zahlung nach Ablauf der ersten Frist.	Klar und sachlich, neue Frist mit konkretem Datum; ggf. Mahnspesen.
2. Mahnung	Letzte Aufforderung vor weiteren Schritten.	Neue, kurze Frist; Ankündigung von Inkasso oder gerichtlichen Schritten, falls die Zahlung ausbleibt.

Bleibt auch die letzte Mahnung ohne Erfolg, kommen ein Inkassobüro oder das gerichtliche Mahnverfahren in Frage. Lassen Sie sich dazu beraten.

Was in eine Mahnung gehört

Je klarer die Mahnung, desto schneller die Zahlung. Diese Angaben sollten nicht fehlen.

Angabe	Hinweis
Rechnungsnummer und -datum	Damit der Kunde die Rechnung in seiner Buchhaltung sofort findet.
Ursprüngliche Fälligkeit	Seit wann die Rechnung offen ist.
Offener Betrag	Rechnungsbetrag abzüglich bereits geleisteter Teilzahlungen.
Neue Frist	Ein konkretes Datum statt „umgehend“ oder „binnen 14 Tagen“.
Bankdaten	Empfänger, IBAN, BIC und Verwendungszweck mit der Rechnungsnummer.
EPC-QR-Code	Optional: Der Kunde scannt den Code im Banking, Betrag und Verwendungszweck sind ausgefüllt.
Mahnspesen, Zinsen	Nur, wenn vereinbart bzw. gesetzlich zulässig – und dann nachvollziehbar ausgewiesen.
Rechnungskopie und Kontakt	Rechnung beilegen und eine Ansprechperson für Rückfragen nennen.

Verzugszinsen und Pauschale zwischen Unternehmern

Für Zahlungsverzug zwischen Unternehmern sowie zwischen Unternehmern und juristischen Personen des öffentlichen Rechts gelten die §§ 455 ff. Unternehmensgesetzbuch (UGB).

Verzugszinsen (§ 456 UGB): Bei der Verzögerung der Zahlung von Geldforderungen beträgt der gesetzliche Zinssatz 9,2 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Maßgeblich ist der Basiszinssatz am ersten Kalendertag des jeweiligen Halbjahres.
Hat der Schuldner die Verzögerung nicht zu vertreten, schuldet er nur die gesetzlichen Zinsen nach § 1000 Abs. 1 ABGB.
Pauschale (§ 458 UGB): Der Gläubiger kann als Entschädigung für Betreibungskosten einen Pauschalbetrag von 40 Euro fordern. Höhere Betreibungskosten richten sich nach § 1333 Abs. 2 ABGB.
Gegenüber Verbrauchern gelten diese Bestimmungen des UGB nicht; dort gelten die Regeln des ABGB.

Quelle: Rechtsinformationssystem des Bundes (RIS), UGB §§ 455, 456 und 458, abgerufen im Oktober 2026. Den aktuellen Basiszinssatz veröffentlicht die Oesterreichische Nationalbank. Ob und in welcher Höhe Sie Zinsen oder Spesen verlangen, klären Sie im Zweifel mit Ihrer Kanzlei.

Tipps für Mahnungen, die wirken

Vor dem Versand prüfen, ob die Zahlung nicht doch schon am Konto eingegangen ist.
Sachlich bleiben – viele offene Rechnungen sind schlicht übersehen worden.
Konkrete Fristen mit Datum setzen und die nächste Stufe erst nach Ablauf schicken.
Jede Mahnung mit Datum dokumentieren; das hilft, falls Sie später Inkasso oder Gericht einschalten.
Zahlungsziele und Mahnspesen schon im Angebot oder in den AGB regeln.

Briefvorlage Mahnung zum Ausdrucken

Eine Vorlage für alle drei Stufen – zutreffende Stufe ankreuzen. Drucken Sie die Vorlage mit Strg+P (am Mac Cmd+P) als A4-Blatt oder speichern Sie sie als PDF. Beim Drucken wird nur der Brief ausgegeben.

Absender: Firma · Straße · PLZ Ort

Empfänger: Firma, z. H., Straße, PLZ Ort

Ort, Datum: ______________

Kundennummer: ___________

Zahlungserinnerung 1. Mahnung 2. Mahnung
zu Rechnung Nr. ____________ vom ____________

Sehr geehrte Damen und Herren,

für die unten angeführte Rechnung konnten wir bis heute keinen Zahlungseingang feststellen. Wir ersuchen Sie, den offenen Betrag bis spätestens ____________ auf das unten angegebene Konto zu überweisen.

Rechnungsnummer		Rechnungsdatum
Fällig seit		Rechnungsbetrag
Bereits bezahlt		Mahnspesen *
Offener Betrag

Empfänger
IBAN
BIC
Verwendungszweck	Rechnungsnummer

Platz für
EPC-QR-Code

Sollte sich Ihre Zahlung mit diesem Schreiben überschnitten haben, betrachten Sie es bitte als gegenstandslos. Bei Fragen zur Rechnung erreichen Sie uns unter ______________________.

Mit freundlichen Grüßen

Name, Unterschrift

* Mahnspesen, Verzugszinsen oder die Pauschale nach § 458 UGB nur ansetzen, wenn sie vereinbart bzw. gesetzlich zulässig sind. Rechnungskopie beilegen.

Vorlage ohne Gewähr, keine Rechtsberatung · flowo.at/vorlagen/mahnung

Mahnwesen automatisch in Flowo

Flowo zeigt, welche Rechnungen mahnreif sind, und bereitet die Mahnung vor. Den Versand lösen Sie bewusst selbst aus.

Mahnreife Rechnungen

Überfällige Rechnungen mit Verzugstagen und nächster Stufe auf einen Blick; Flowo benachrichtigt Sie, wenn Mahnungen anstehen.

Drei Stufen mit Fristen

Zahlungserinnerung, 1. und 2. Mahnung. Tage nach Fälligkeit und neue Zahlungsfrist stellen Sie je Stufe ein.

Nächste Stufe nach Fristablauf

Die nächste Mahnstufe wird erst möglich, wenn die Frist der vorherigen abgelaufen ist.

Mahngebühr

Gebühr für die 1. und 2. Mahnung in den Einstellungen hinterlegen.

E-Mail-Vorlage je Stufe

Mit Platzhaltern für Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeit, neue Frist, Mahngebühr und Bankdaten; Versand über Ihr eigenes Postfach mit Rechnungs-PDF samt EPC-QR-Code.

Zahlungsmoral je Kunde

Verzugstage, Pünktlichkeit und Mahnquote als Score von 0 bis 100 – im Tarif Betrieb.

Rechnungen & Angebote Preise und Tarife

Was Flowo beim Mahnen nicht macht

Flowo verschickt Mahnungen nicht ohne Ihr Zutun, berechnet keine Verzugszinsen automatisch und übernimmt weder Inkasso noch das gerichtliche Mahnverfahren. Mahnungen gehen per E-Mail hinaus; für einen Papierbrief verwenden Sie die Vorlage oben. Zahlungseingänge ordnen Sie im Tarif Betrieb über den Bankabgleich mit CAMT.053 oder MT940 zu – so mahnen Sie keine Rechnung, die schon bezahlt ist.

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